Privacyverklaring International Club of Flanders

Alles wat je moet weten over welke persoonsgegevens we verwerken en welke rechten je kan uitoefenen.

1. Waarom deze privacy verklaring?

International Club Of Flanders (‘ICF’) hecht als verwerkingsverantwoordelijke grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de vigerende gegevensbeschermingswetgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming[1] (‘AVG’ of beter bekend als de ‘GDPR’).

Deze Privacyverklaring is van toepassing op onze website https://www.clubofflanders.com/ (‘Website’), onze events en nieuwsbrieven. Hiermee wil ICF u informeren over welke persoonsgegevens wij (mogelijks) verzamelen en hoe wij deze verwerken om u onze diensten optimaal te kunnen aanbieden.

2. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Indien u contact opneemt met ICF, onze Website bezoekt, een product of dienst bij ons aankoopt of u inschrijft op één van onze events verzamelen wij uw persoonsgegevens om onze diensten mogelijk te maken en u een optimale klantenervaring te bezorgen.

Uw persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door ICF voor volgende doeleinden en hun bijhorende rechtvaardigingsgronden:

• Om u te kunnen contacteren bij een vraag of opmerking, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw actieve toestemming via ons contactformulier.

• Om u te kunnen inschrijven in een event verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw actieve toestemming via het inschrijvingsformulier.

• Tijdens onze events is het mogelijk dat er foto’s of films worden gemaakt van de aanwezige personen, hiervoor beroepen wij op ons gerechtvaardigd belang als organisatie. Indien de afbeeldingen gebruikt worden voor promotionele doeleinden zal hiervoor steeds uw voorgaande toestemming worden gevraagd bij uw inschrijving voor het event.

• Om onze nieuwsbrieven te kunnen uitsturen indien u een actieve klant bent of u hiervoor uw actieve toestemming hebt gegeven via ons contactformulier. Uw toestemming kan u op elk moment terug intrekken (zie punt 6 voor uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens).

• Tenslotte kunnen wij persoonsgegevens verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen zoals voor onze boekhoudverplichtingen en de detectie van fraude, fouten en/of criminele gedragingen.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

ICF verbindt zich ertoe enkel de persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij verzameld worden.

Volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door ICF:

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, e-mail, telefoonnummer);
• Professionele gegevens (bedrijfsnaam, functietitel, opleiding, vorming, etc.);
• Financiële informatie (betaal- of facturatiegegevens, betalingsgeschiedenis, etc.);
• Klanteninformatie (aankoopgeschiedenis, aanwezigheid events, etc.);
• Technische informatie (cookies, IP-adres, vermoedelijke plaats van consultatie, uur en dag van consultatie, welke pagina’s er werden bezocht, etc.);
• Beeldopnamen (foto’s, films, etc.);
• Persoonlijke kenmerken;
• Vrijetijdsbesteding en interesses; en
• Consumptiegewoonten.

De door ons verwerkte persoonsgegevens worden steeds rechtstreeks van u verkregen via o.a. ons contactformulier of de inschrijving in een event. Ga verder naar punt 6 voor uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens zijn steeds belangrijk voor ons. Daarom worden uw persoonsgegevens enkel verwerkt voor intern gebruik binnen ICF en niet verhandeld, verhuurd of verkocht aan derden. ICF heeft alle mogelijke organisatorische en technische voorzorgen genomen om ongeoorloofde toegang en misbruik te vermijden.

Om u een optimale dienstverlening te bezorgen is het evenwel mogelijk dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan onze verwerkers, die eveneens verplicht zijn de AVG na te leven. Dit zijn onze externe serviceproviders zoals onze websitebeheerder.

4. Hoelang worden uw gegevens bewaard?

De door u verstrekte persoonsgegevens worden bewaard tot wanneer u zich uitschrijft op onze communicatie, u zich hier (rechtmatig) tegen verzet of uw toestemming intrekt. Na de beëindiging van onze klantrelatie worden uw gegevens nog 7 jaar bijgehouden in onze archieven.

Boekhoudgegevens en persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen worden, conform de wet, 7 jaar bijgehouden.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd voor statistische doeleinden.

6. Wat zijn mijn rechten en hoe oefen ik deze uit?

6.1. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van de persoonsgegevens

ICF verwerkt uw persoonsgegevens steeds eerlijk en rechtmatig. Dit houdt volgende garanties in:

• Persoonsgegevens worden enkel conform de omschreven en gerechtvaardigde doeleinden van deze Privacyverklaring verwerkt.
• Persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zover dit toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.
• Persoonsgegevens worden maar bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het verwezenlijken van de omschreven en gerechtvaardigde doeleinden in deze Privacyverklaring.

De nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen werden genomen om de risico’s op onrechtmatige toegang van persoonsgegevens tot een minimum te reduceren. Bij inbraak in onze informaticasystemen zal ICF onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om de schade tot een minimum te beperken. Indien een inbreuk tot persoonsgegevens alsnog wordt vastgesteld nemen wij de nodige maatregelen om de schade te beperken en afhankelijk van het risico zal een melding worden gedaan aan de Autoriteit en/of de betrokkene.

6.2. Rechten van de betrokkene

Wanneer ICF uw gegevens verwerkt, heeft u als betrokkene verschillende rechten die u kan uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder:

• Het recht om inzage te verkrijgen in de verzamelde persoonsgegevens;
• Het recht om onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren, hoewel het aan de Betrokkene is om in de eerste plaats zelf onnauwkeurigheden en onvolledigheden aan te passen;
• Het recht om een verzoek tot verwijdering van uw persoonsgegevens in te dienen, tenzij wij wettelijk verplicht en/of genoodzaakt zijn uw persoonsgegevens bij te houden;
• Het recht om uw toestemming, indien wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming verwerken, te allen tijde en vrijelijk in te trekken. Evenwel laat dit de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking ervan, onverlet;
• Het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen;
• Het recht van bewaar tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens, tenzij ICF dwingende gronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw recht op bezwaar; en
• Het recht om uw gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Wij verwerken uw gegevens steeds rechtmatig en met inachtneming van de wettelijke verplichtingen. Evenwel heeft u steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (beter gekend als de ‘GBA’) indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken.

Voor meer informatie omtrent uw recht om een klacht in te dienen, klik https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen .

De contactgegevens van de GBA vindt u hieronder:

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel +32(0)2 274 48 00
Mail contact@apd-gba.be

6.7. Procedure voor een verzoek om uw rechten uit te oefenen

Om bovenstaande rechten uit te oefenen, kan u te allen tijde een verzoek indienen bij ICF. Bij bewijs van uw identiteit als rechtmatige Betrokkene, zal ICF hieraan gevolg geven binnen één (1) maand na het ontvangen van het verzoek. Het verzoek gebeurt via aangetekende zending of via het versturen naar een e-mail naar info@clubofflanders.com .

Bij de ontvangst van uw verzoek dient ICF uw identiteit vast te stellen aan de hand van een foto/scan van de voorzijde van uw identiteitskaart waarbij u overbodige informatie kan bedekken en/of een tweefactor identificatie. Zo bent u zeker dat uw persoonsgegevens nooit aan de onrechtmatige persoon worden doorgestuurd. Meer informatie zal u worden voorzien bij een indiening van een verzoek.

ICF heeft het recht om de termijn van één (1) maand te verlengen met nog eens twee (2) maanden te verlengen rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. Indien dit het geval zou zijn, verwittigen wij u steeds binnen de termijn van één (1) maand over deze verlenging.

De uitoefening van uw verzoeken zijn kosteloos. Indien uw verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is, heeft ICF het recht om een redelijke vergoeding voor de administratieve kosten te vragen of het verzoek te weigeren.

7. Contact en bijkomende informatie

De website www.clubofflanders.com is een initiatief van:

International Club of Flanders VZW

Zeeschipstraat 90,

B-9000 Gent

GSM : +32 476 48 66 79

Email : info@clubofflanders.com

Het is mogelijk dat deze Privacyverklaring onderhevig is aan aanpassingen en wijzigingen. Vandaar dat wij u aanraden om deze pagina regelmatig te bezoeken. Een wijziging aan deze Privacyverklaring wordt steeds gecommuniceerd via deze pagina aan de hand van onderstaande datum.

Datum laatste wijziging: 15/07/2022

[1] VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).