INTERNATIONAL CLUB OF FLANDERS VZW

Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Toepassingsgebied

De hierna vermelde algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten tot dienstverlening die de opdrachtgever plaatst bij International Club of Flanders VZW, met zetel te Zeeschipstraat 90, 9000 Gent, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, afdeling Gent onder nummer 0409.588.735 (hierna genoemd “ICF” of “de vereniging”). Onder dienstverlening wordt begrepen: zowel de niet-betalende diensten in het kader van het lidmaatschap van de vereniging, als de betalende diensten aan leden en niet-leden, waaronder evenementen.

De opdrachtgever aanvaardt deze algemene voorwaarden door het loutere feit dat hij ICF een opdracht geeft. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig indien zij door ICF schriftelijk werden aanvaard, hetzij door de opname ervan in de bijzondere voorwaarden in de offerte van ICF, hetzij doordat zij het voorwerp uitmaken van een specifieke dienstverleningsovereenkomst tussen de partijen. In dat geval blijven deze algemene voorwaarden van toepassing voor alle punten waarvan niet uitdrukkelijk werd afgeweken.

Artikel 2 – Facturen

Facturen worden steeds elektronisch bezorgd (per e-mail of via PEPPOL) op het facturatie email adres dat door de opdrachtgever werd opgegeven. Indien de opdrachtgever onvolledige of foute factuurgegevens meedeelt en een nieuwe factuur wenst, zal hiervoor een forfaitaire kost van 15,00 euro aangerekend worden.

Artikel 3 – Betalingen

De facturen dienen, netto en zonder disconto, uiterlijk 8 kalenderdagen na factuurdatum te worden betaald door middel van overschrijving op het aangeduide bankrekeningnummer van ICF. Bij gebrek aan tijdige betaling van de factuur zullen van rechtswege en zonder ingebrekestelling nalatigheidsintresten verschuldigd zijn van 1% per maand met een minimum van 15,00 euro, te rekenen vanaf de vervaldatum van de factuur. Iedere begonnen maand wordt als een volledige maand beschouwd. Bovendien zal een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag verschuldigd zijn, met een minimum van 50,00 euro. Alle huidige en toekomstige belastingen en bijkomende heffingen en kosten, van welke aard ook, verbonden aan de uitvoering van de opdracht, zijn ten laste van de opdrachtgever.

Artikel 4 - Klachten

Elke klacht in verband met de factuur of de geleverde diensten en producten dient schriftelijk, binnen de 8 kalender dagen na ontvangst van de factuur, te geschieden via e-mail naar boekhouding@clubofflanders.com en info@clubofflanders.com. Het verstrijken van de termijn heeft automatisch de aanvaarding door de opdrachtgever tot gevolg.

Artikel 5 – Lidgeld

Het lidmaatschap van de vereniging wordt zonder rechtsgeldige opzegging stilzwijgend voor telkens één jaar verlengd. Opzegging dient schriftelijk te gebeuren via email gericht aan de raad van bestuur op het adres boekhouding@clubofflanders.com en info@clubofflanders.com ten laatste op 30/09 van het nieuwe jaar. De factuur voor het lidmaatschap wordt aan de opdrachtgever bezorgd via email vòòr 31 januari van het nieuwe jaar. In geval van opzegging van het lidmaatschap nà 20 januari is het lidgeld voor het volledig jaar tot 31 december verschuldigd ( Cfr Statuten ICF , artikel 8 – Lidgeld ). De algemene betalingsvoorwaarden zijn van toepassing.

Artikel 6 – Aansprakelijkheid

Tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen, zijn de verbintenissen van ICF middelenverbintenissen. De opdrachtgever staat zelf in voor de juistheid en de volledigheid van de door hem verstrekte inlichtingen. ICF kan bij de uitvoering van de opdracht slechts aansprakelijk worden gesteld voor haar eigen opzet en zware fout, met uitsluiting van elke aansprakelijkheid voor eender welke vorm van onrechtstreekse schade (inclusief winstderving of verlies van inkomsten) en voor welke vordering dan ook die door derden zouden worden ingesteld tegen de opdrachtgever. De aansprakelijkheid van ICF blijft in elk geval beperkt tot maximum € 5.000 en dit ongeacht of de vordering werd ingesteld op een contractuele, dan wel een extracontractuele grondslag.

Artikel 7 – Bevrijdende omstandigheden

Als bevrijdende omstandigheden gelden alle omstandigheden die zich voordoen buiten de wil van de partijen en die de uitvoering van de opdracht verhinderen, waaronder arbeidsconflicten, brand, mobilisatie, inbeslagneming, embargo, verbod op deviezenoverdracht, opstand, daden van terrorisme, tekort aan vervoermiddelen, algemene schaarste aan grondstoffen, beperkingen in het energieverbruik (niet-beperkende opsomming). De partij die zich op de bevrijdende omstandigheden beroept, moet de andere partij van het intreden alsook van het aflopen daarvan onmiddellijk schriftelijk in kennis stellen. De uitvoering van de overeenkomst kan worden opgeschort voor de duur van de ingeroepen omstandigheden, met dien verstande dat de overeenkomst voortijdig kan worden beëindigd indien de ingeroepen omstandigheden langer duren dan 30 kalenderdagen. Het ontstaan van één van deze omstandigheden ontneemt alle aansprakelijkheid zowel van ICF als van de opdrachtgever.

Artikel 8 – Annuleringen

Als de opdrachtgever de bestelde diensten in het kader van betalende evenementen en andere diensten georganiseerd door ICF, annuleert tot 5 kalenderdagen voor de bestelde dienst, dan zal de prijs niet verschuldigd zijn. Annuleert de opdrachtgever de bestelde dienst minder dan 5 kalenderdagen voordien, dan zal de volledige prijs van de bestelde dienst verschuldigd zijn en gefactureerd worden. In geval de opdrachtgever zijn inschrijving minder dan 5 kalenderdagen voordien annuleert, dan behoudt ICF zich het recht voor om de kosten van de organisatie aan te rekenen met een minimum van € 125, als forfaitaire schadevergoeding.

Artikel 9 – Vertrouwelijkheid

Alle vertrouwelijke informatie die door de opdrachtgever wordt verstrekt zal door ICF, als ontvangende partij, niet openbaar worden gemaakt of aan een derde worden meegedeeld. ICF verbindt er zich toe om bij haar diensten enkel deze personen, partnerorganisaties en onderaannemers te betrekken die noodzakelijk zijn voor de realisatie ervan en zal hen dezelfde geheimhoudingsplicht opleggen als deze bepaald bij dit artikel.

Vanwege hun vertrouwelijke aard, zal het lid van ICF de verstrekte vertrouwelijke informatie en documentatie van ICF die voortvloeit uit het lidmaatschap niet openbaar maken, meedelen, verstrekken of anderszins beschikbaar stellen van derden, tenzij mits voorafgaande toestemming van ICF. Het lid zal de verstrekte informatie en documentatie enkel voor eigen gebruik aanwenden. Het lid zal alle redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om elke openbaarmaking of ongeautoriseerd gebruik te voorkomen.

ICF heeft het recht, mits de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van het lid, om bepaalde informatie over het lidmaatschap te publiceren, o.a. in nieuwsbrieven of in andere rapporten.

Het voorgaande is niet van toepassing op alle informatie die openbaar is of waarvan de ontvangende partij reeds kennis had op het tijdstip dat ze wordt bekend gemaakt, en is niet langer van toepassing indien deze informatie op enig moment algemeen bekend wordt zonder enige inbreuk op het voorgaande door de ontvangende partij of wanneer de ontvangende partij kan aantonen dat zij de informatie heeft ontvangen van een derde die geen inbreuk pleegde op enige geheimhoudingsverbintenis.

Artikel 10 – Persoonsgegevens

ICF beschouwt de bescherming van de persoonsgegevens van de verschillende categorieën van betrokkenen en hun gegevens met wie en waarmee het interageert of omgaat zeer belangrijk. Daarom neemt ICF de veiligheid van én haar wettelijke verantwoordelijkheden met betrekking tot de persoonsgegevens van die verschillende categorieën van betrokkenen zeer ernstig en streeft ze ernaar persoonsgegevens op een legitieme, eerlijke en transparante manier te verwerken. Voor concrete informatie over de inzameling en verwerking van persoonsgegevens door ICF wordt verwezen naar de privacyverklaring die op de website kan  geraadpleegd worden via volgende link : privacyverklaring

Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens ICF verzamelt van de verschillende categorieën van betrokkenen door haar interactie met hen/haar leden, hoe ICF die persoonsgegevens verwerkt en voor welke doeleinden ICF dit doet. Het geeft ook informatie over hun rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens en legt uit hoe ICF zich inzet om hun privacy te beschermen en om hun persoonsgegevens op een open en transparante manier te behandelen.

Artikel 11 – Deelbaarheid

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden of van de overeenkomst waarop ze van toepassing zijn onder het toepasselijke recht geheel of gedeeltelijk, onwettig, nietig of onafdwingbaar zou worden verklaard, dan heeft dit niet de nietigheid, ongeldigheid of onafdwingbaarheid van de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden of overeenkomst tot gevolg.

Artikel 12 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst. Partijen trachten elke betwisting minnelijk te regelen. Indien geen minnelijke regeling kan bereikt worden, hebben de rechtbanken en hoven van het gerechtelijk arrondissement waar de zetel van ICF is gevestigd de exclusieve bevoegdheid om het geschil te beslechten.